TERMINOS PARA REGISTRO DE ESCRITURAS

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 01-09







De: Superintendente de Notariado y Registro



Para: Notarios del país



Tema: Deber de Consignar en los Actos Escriturarios los Términos para su Registro



Fecha: de mayo de 2001





Señores Notarios:





Considerando que la función asesora del notario establecida en el artículo 7° del decreto ley 960 de 1970, debe ser real y efectiva, por la cual está en la obligación de ilustrar a los otorgantes sobre los aspectos específicos que ellos demanden al autorizar las escrituras y teniendo en cuenta las consultas que permanentemente presentan los usuarios de los servicios notarial y registral a esta Superintendencia, con relación a los términos legales dentro de los cuales deben efectuar el registro de las escrituras que otorgan y las consecuencias que conlleva el no registrarlas dentro de ellos, a partir de la fecha, ustedes deberán incluir en el texto de la escritura al efectuar la advertencia del artículo 37 del decreto ley 960 de 1970, el término exacto de que dispone el otorgante para registrar el instrumento y las consecuencias que implica la inscripción fuera de tiempo.



En consecuencia, en la cláusula pertinente de la escritura, deberá consignarse un texto igual o similar al siguiente:



“A los otorgantes se les hizo la advertencia que deben presentar esta escritura para registro, en la Oficina correspondiente, dentro del término perentorio de dos ( 2 ) meses, contados a partir de la fecha de otorgamiento de este instrumento, cuyo incumplimiento causará intereses moratorios por mes o fracción de mes de retardo.”

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Lo anterior, tratándose de actos, contratos o negocios jurídicos que no tengan señalado un término específico para su inscripción y que hayan sido otorgados o expedidos en el país, al tenor de lo previsto en las disposiciones legales vigentes.



Para tal fin, se les recuerda el texto de las siguientes normas:



Decreto 650 de 1996 Artículo 14. “Términos para el registro y sanción por extemporaneidad.- Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para la inscripción en el registro de los actos, contratos o negocios jurídicos, la solicitud de inscripción deberá formularse a partir de la fecha de su otorgamiento o expedición, de acuerdo con las siguientes reglas:



a) Dentro de los dos (2) meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el país y,

b) Dentro de los tres (3) meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el exterior.



Entiéndese por fecha de otorgamiento, para los actos notariales, la fecha de autorización; y por fecha de expedición de las providencias judiciales o administrativas, la fecha de su ejecutoria.



La extemporaneidad en la solicitud de inscripción en el registro causará intereses moratorios por mes o fracción de mes de retardo, determinados a la tasa y forma establecida en el Estatuto Tributario para el impuesto sobre la renta y complementarios.



Parágrafo transitorio. Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para la solicitud de inscripción de los actos, contratos o negocios jurídicos en las oficinas de registro de instrumentos públicos y los actos, contratos o negocios jurídicos hayan sido otorgados o expedidos con anterioridad al 22 de febrero de 1996 o a la vigencia de la respectiva ordenanza departamental, si esta es anterior, la solicitud de inscripción en el registro deberá formularse dentro de los noventa (90) días siguientes a su otorgamiento o expedición, cuando hayan sido otorgados o expedidos en el país, y dentro de los ciento ochenta (180) días siguientes, cuando hayan sido otorgados o expedidos en el exterior.



Para los actos, contratos y negocios jurídicos objeto de registro en las cámaras de comercio, otorgados o expedidos con anterioridad a la vigencia de la respectiva ordenanza departamental, los intereses de mora por inscripción extemporánea sólo se causarán a partir de los dos (2) meses siguientes a la entrada en vigencia de la misma, si estos fueron otorgados en el país, o a partir de los tres (3) meses siguientes, si tales documentos fueron otorgados o expedidos en el exterior, sin que para determinar la mora se tenga en cuenta el tiempo transcurrido con anterioridad a la vigencia de la respectiva ordenanza.”



Decreto 1250 de 1970 Artículo 32. “La hipoteca y el patrimonio de familia inembargable, sólo podrán inscribirse en el registro dentro de los noventa días siguientes a su otorgamiento.”



Atento saludo,



EUGENIO GIL GIL

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Artículo 7° decreto ley 960 de 1970.- “El Notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes; prestará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliatoria.”



Artículo 37 decreto ley 960 de 1970.- “El Notario hará a los otorgantes las advertencias pertinentes según el acto o contrato celebrado, principalmente la relacionada con la necesidad de inscribir la copia en el competente registro dentro del término legal.”